Dengarkan sebelum membuat daftar.
Bicarakan kebutuhan dengan keluarga dan pengelola setempat. Catat barang yang paling diperlukan, jumlah anggota rumah tangga, dan hal yang menyulitkan penerimaan. Bedakan kebutuhan mendesak dengan barang yang masih bisa menunggu.
Siapkan orang dan barang.
Tentukan siapa yang memeriksa paket, membawa barang, mengatur tempat, dan menerima pertanyaan. Untuk makanan siap santap, sesuaikan waktu persiapan dengan waktu pembagian. Daftar tugas yang singkat membantu setiap orang tahu apa yang harus dikerjakan.
Buat penerimaan terasa mudah.
Pilih tempat yang mudah dijangkau dan jelaskan urutan pembagian. Sediakan bantuan membawa barang bila diperlukan. Saat menyerahkan paket, beri kesempatan penerima memeriksa isi dan menanyakan hal yang belum jelas.
Catat, lalu hubungi kembali.
Pisahkan jumlah yang disiapkan dengan jumlah yang sudah diterima. Catat juga paket yang belum tersalurkan agar tidak terlewat. Setelahnya, dengarkan apakah bantuan berguna dan apakah ada kebutuhan yang belum terjawab. Dari sini, rencana berikutnya bisa disusun dengan lebih tepat.